PaperOffice DMS mit QNAP NAS, Datenverwaltung in Bestform

Wird eine Dokumentenmanagementsoftware wie PaperOffice DMS mit den Möglichkeiten bezüglich der Datenverwaltung in der Vergangenheit verglichen, so tun sich Welten auf. Der Oberbegriff Datenverwaltung hört sich sehr bürokratisch an und er war es sehr oft auch. Früher bedeutete Datenverwaltung die Katalogisierung und Archivierung von Akten, Ordnern und Dokumenten aus Papier und Karton. Je nach Firmen- oder Behördengröße war es ein Personal- und Platzintensiver Vorgang. Der später aufkommende Mikrofilm verringerte zwar den Platzbedarf, dafür wurden spezielle Lesegeräte benötigt, die in der Regel ein schlechtes Kosten-Nutzen-Verhältnis besaßen und auch das Abfotografieren der Dokumente und das Belichten des Mikrofilms waren kostenintensiv.

QNAP NAS ist die private „Cloud-Lösung“ für Ihr digitales Büro mit Hilfe von Dokumentenverwaltungs Programm PaperOffice

Doch auch der Übergang vom analogen zum digitalen Zeitalter war und ist keineswegs nur von Erfolgen gekennzeichnet. Noch heute, gut 45 Jahre nach der allgemeinen Einführung des PCs in die Wirtschaft, kämpfen viele Firmen mit der Tücke des Objekts. Auf der einen Seite die IT-Experten und auf der anderen Seite die Firmen-Mitarbeiter, für die von Programmierern eine ganze Reihe von Kürzeln erfunden wurden, um das aus ihrer Sicht größte Problem zu beschreiben.

Tatsächlich jedoch kennzeichnen sich so manche IT-Fachleute selber durch eine zu einseitige Denkweise aus und projizieren ihr Fachwissen in die Software, in der Annahme, das dies doch jeder versteht. Daraus entstand der Begriff Nerd, die Retourkutsche der oft verzweifelnden User aufgrund zu komplex gestalteter Programme.

PaperOffice DMS, nicht von Nerds geschrieben

Als die erste PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware im Jahr 2002 entstand, war der Beweggrund dafür, ein digitales Dokumentenmanagement zu erhalten, das sich einfach und effektiv benutzen lässt. Dieses Grundprinzip hat sich bis heute erhalten und wurde um einige Themen erweitert.

Aus der ursprünglichen Einzelplatzlösung wurde eine DMS, die es heute bis zu 800 Usern innerhalb eines Unternehmens erlaubt, auf Daten zuzugreifen, diese zu bearbeiten und abzuspeichern. Die ideale Lösung für KMUs, aber auch für Großbetriebe. PaperOffice DMS findet sich inzwischen weltweit bei über 900.000 Unternehmen in der Anwendung. So etwa in der Logistik- und Speditionsbranche, die noch heute durch enorme Mengen an analogen Frachtpapieren gekennzeichnet ist. PaperOffice DMS sorgt hier durch intelligente Digitalisierung und Archivierung für die deutliche Reduzierung der Papierflut.
Das PaperOffice DMS nicht von sozial isolierten Computerfreaks, sondern von klar denkenden Menschen entwickelt wird, zeigt auch der Umstand, dass nicht gleich auf jeden Zug aufgesprungen wird, den das digitale Zeitalter zu bieten hat.

QNAP NAS statt unsichere Cloud

Die Cloud, der durch Drittanbieter im Internet bereitgestellte Speicher, ist der Renner bei Privatanwendern wie Firmen. Doch die Cloud ist nicht sicher, trotz gegenteiliger Behauptungen. Zu viele Lücken und staatliche Begehrlichkeiten, gedeckt etwa durch den US-Cloud-Act oder die EU-Initiative E-Evidence-VO. Diese staatlichen Gesetze widersprechen sogar dem behördlich verordneten Datenschutz, der DSGVO. Wer als Firmeninhaber eine Cloud nutzt um sensible, beispielsweise personenbezogene Daten abzuspeichern, kann sich so strafbar machen.

PaperOffice empfiehlt deshalb die Nutzung eines QNAP NAS, eines Netzwerkdatenspeichers, englisch Network Attached Storage. QNAP ist ein taiwanesischer Hersteller von NAS, dessen Produkte die absolut sichere Datenspeicherung erlauben, zugleich aber auch die Bequemlichkeit der Cloud sowie deren Anpassungsfähigkeit bezüglich des Datenvolumens. PaperOffice DMS und QNAP NAS sind für den Menschen gemachte Lösungen zur digitalen Datenverwaltung mit einem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis.

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