Dokumenten- Ablage in Perfektion
Der Begriff „Ablage“ besitzt in den etwa 3,5 Millionen Unternehmen, die es aktuell in Deutschland gibt, einen sehr unterschiedlichen Stellenwert. Manchmal besteht die Ablage aus ein paar Schubladen, in die alles gestopft wird, was so an Brief- und Dokumentenverkehr anfällt. In anderen Unternehmen ist die gute alte Hängeregistratur nach wie vor im Einsatz, mitunter noch in demselben Schrank, der vor 50 Jahren dafür angeschafft wurde. Wieder andere sind zumindest teilweise im digitalen Zeitalter angekommen und kämpfen an zwei Fronten, der analogen und der digitalen Ablage.
Eine Gruppe der KMUs, der kleinen und mittleren Unternehmen in der Bundesrepublik, die über 99 % aller Firmen in der Bundesrepublik ausmachen, hat sich jedoch dafür entschieden, nur noch den digitalen Weg zu beschreiten.
Das ist fraglos der einzige zukunftsweisende Weg und wer hierbei möglichst frühzeitig auf die richtigen Werkzeuge setzt, hat schlicht die Nase vorn. Doch welches digitale Werkzeug ist denn am besten geeignet, die Ablage eines Unternehmens so zu organisieren, das der Betrieb davon in möglichst hohem Maße profitiert?
PaperOffice DMS ist die Antwort darauf
Die Dokumentenmanagementsoftware PaperOffice glänzt vor allem damit, nicht als ein mit Modulen überladenes Programm zu erscheinen, für dessen Bedienung die jeweiligen Mitarbeiter mehrmals auf tagelange Kurse geschickt werden müssen oder zu dessen Installation und Inbetriebnahme über Wochen hinweg teure Berater die Büroräume mit Beschlag belegen.
Das Tolle an PaperOffice DMS ist nicht nur die intuitive Bedienbarkeit, PaperOffice ist zudem mit einer KI, einer künstlichen Intelligenz ausgestattet. Diese KI hört auf den hübschen Namen PIA, wobei diese drei Großbuchstaben die Anfangsbuchstaben folgenden Begriffs sind:
· PaperOffice
· Intelligente
· Ablage
Wie der menschliche Geist sich dadurch auszeichnet, das er beständig lernt und dazu noch das erlernte mit den bisherigen Erfahrungen logisch verknüpft, so lernt auch PIA ständig hinzu und macht aus der betrieblichen Ablage einen intelligenten Datenspeicher, der durch seinen hohen Automatisierungsgrad viel Zeit und damit viel Geld spart.
- automatisch erkennen
- automatisch indexieren
- automatisch auslesen
- automatisch richtig ablegen
- automatisch Dokumente erstellen
Nach der Installation von PaperOffice DMS macht sich PIA augenblicklich daran, alle bereits digital abgespeicherten Dokumente sowie frisch eingescannte Unterlagen zu erkennen und zu indexieren. Über die immer wiederkehrenden Merkmale wie das Logo, bestimmte Schlagwörter und auch Bar- und QR-Codes erfasst PIA die Dokumente und ordnet sie entsprechend ein.
Doch nicht nur das, PIA lernt, welche Dokumente in der digitalen Registratur innerhalb eines Ordners hingehören. So wird zuerst das Unternehmen mit seinem Namen und Logo erfasst und ein entsprechender Ordner angelegt. Im Weiteren erfolgen Unterteilungen nach der Art des Dokuments. Angebote, Rechnungen oder allgemeiner Schriftverkehr sind Beispiele, wie PIA Unterordner anlegt.
Letztlich ist PIA auch bei der Beantwortung von eingehenden Schreiben behilflich, indem sie die Antwortschreiben zum Beispiel mit der Empfängeradresse, der Kunden- oder Geschäftsnummer sowie dem Datum ausfüllt. Es können auch ganze Textkörper oder Textcontainer eingesetzt werden, etwa bei inhaltlich immer gleich bleibenden Schreiben.
Auch diese Antwortschreiben können dem angelegten Firmenordner beigefügt werden. So ist alles am Platz und bei Bedarf findet die blitzschnelle Live-Stichwortsuche von PaperOffice jedes gewünschte Schriftstück anhand einfacher Angaben.
Anwender von PaperOffice DMS brauchen kein elefantöses Gedächtnis und müssen sich auch nicht darum kümmern, dass die Normen des Schriftverkehrs eingehalten werden. Dafür ist jetzt PIA da.
Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.
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