An einem Strang ziehen. Die PaperOffice Dokumentenverwaltung mit integriertem Workflow Management verhilft mit den richtigen Tools zum Erfolg
Wussten Sie, dass Tauziehen von 1900 bis 1920 eine olympische Disziplin war? Jeweils 8 Sportler auf jeder Seite zogen dabei am Seil um die Wette. Kaum ein anderer Sport verdeutlicht so intensiv das Wort Teamplayer. Während in anderen Mannschaftssportarten die Leistungsanforderung an die einzelnen Mitspieler mal größer und mal kleiner ist, erfordert das Tauziehen über den gesamten Wettkampf in jeder Sekunde den vollen Körpereinsatz.
In der modernen Arbeitswelt ist weniger die körperliche Kraft gefragt, wohl aber der volle Einsatz aller zur Verfügung stehenden geistigen Mittel. Der PaperOffice Workflow ist hierbei sinnbildlich die Ausrüstung der Mannschaft und das Seil oder das Tau ist das Projekt, an dem das Team arbeitet und das es versucht, auf seine Seite zu ziehen. Die PaperOffice Dokumentenverwaltung mit integriertem Workflow Management verhilft mit den richtigen Tools zum Erfolg.
PaperOffice Workflow – einer für alle
Vermutlich würde der Mensch noch heute trotz seines geistigen Potenzials als Nomade durch die Steppen dieser Welt ziehen, wenn sich nicht Gruppen gebildet hätten, in denen jeder einzelne seine besonderen Fähigkeiten einbrachte. Selbst geistige Riesen wie etwa Albert Einstein oder Isaak Newton wären als Einzelgänger auf verlorenem Posten gewesen. Ihre Leistungen waren und sind fraglos Glanzlichter in der menschlichen Entwicklung, aber ohne die Gruppe praktisch völlig wertlos.
PaperOffice DMS sorgt dafür, dass die Glanzlichter von Mitgliedern einer Projektgruppe den Stellenwert erhalten, den sie verdienen. Einfach indem PaperOffice ein Workflow Management zur Verfügung stellt, das unkompliziert zu nutzen ist. Zugleich bietet der Workflow innerhalb von PaperOffice größtmögliche Sicherheit, denn natürlich bleibt dieser Bestandteil des Dokumentenmanagements, das wiederum in der Dokumentenverschlüsselung wie auch der Datensicherheit ein Niveau besitzt, das sonst nur beim Militär oder Geheimdiensten seine Anwendung findet. Das bleibt auch dann gültig, wenn sich das Projektteam auf die ganze Welt verteilt.
PaperOffice – KMUs und Multis lieben es
Mit dem PaperOffice Workflow lassen sich nach Bedarf Dokumente hierarchisch speichern, lesen und bearbeiten. Dabei können die digitalen Inhalte sowohl allen Teilnehmern zugänglich sein oder es findet zusätzlich eine Projektarbeit statt, in der nur bestimmte Mitarbeiter an besonders hierfür bereitgestellten Unterlagen arbeiten.
Dabei bietet PaperOffice DMS mit der Versionshistorie die Garantie, dass die ursprünglichen Dokumente erhalten bleiben, beziehungsweise jeder Bearbeitungsschritt zurückverfolgt werden kann. Bei jeder Änderung am Dokument wird eine neue Version angelegt. Gerade bei der Projektarbeit ein unverzichtbares Werkzeug, denn nicht selten gehen über längere Zeiträume hinweg oft Informationen aus den Anfängen des Projekts verloren.
Mit der Möglichkeit, digitale Notizen an Dokumente anzuhängen und diese farblich zu markieren, erhöht sich die Aufmerksamkeit der weiteren Teammitglieder und letztlich kann bei jeder Änderung automatisch eine Nachricht verschickt werden, so das alle immer auf dem neuesten Stand sind.
PaperOffice DMS macht das Arbeiten leichter
Das ausgeklügelte Workflow Management und der hohe Sicherheitsstandard sind aber nur zwei Punkte in der PaperOffice Dokumentenverwaltungssoftware, die Freiberufler, Klein- und Mittelstandbetriebe, aber auch globale Multis veranlasst, diese DMS einzusetzen. Große Pluspunkte sind zum Beispiel die OCR-Volltexterkennung mit einer unglaublich vielseitigen Schnittstellenintegration, von der Handycamera bis zum Trommelscanner, oder die ressourcensparende Schwarmverarbeitung, die enorm schnelle Live-Stichwortsuche und nicht zu vergessen die Möglichkeit der Nutzung eines NAS-Servers, der die Unsicherheiten der Cloud aus dem Weg räumt.
Mit PaperOffice zieht jedes Team das Tau auf seine Seite.
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