Keine neue Erfahrung! Eine wichtige Akte ist unauffindbar? Ein Dokument, das gerade benötigt wird, befindet sich in einem Stapel weiterer Papiere und es dauert eine gefühlte Ewigkeit, bis es gefunden ist? Die Ablage im Büro ist ein schwarzes Loch, in dem Unterlagen auf Nimmerwiedersehen verschwinden?
Das Dokumentenmanagement System PaperOffice 2019 setzt neue Maßstäbe in der Dokumentenverwaltung. Die Umsetzung des papierlosen Büros, wie sie wirklich funktioniert. Analoge Archive in das digitale Zeitalter bringen. Auf Festplatten für Ordnung und Übersicht sorgen. Die Teamarbeit in der Firma unterstützen. Dokumentenmanagement und mehr, das ist PaperOffice 2019.
Einer der wichtigsten Faktoren in einem Unternehmen ist das Zeitmanagement. Die alte Weisheit, das Zeit Geld ist, trifft bei betrieblichen Abläufen den Nagel auf den Kopf. Doch warum wird dann noch immer so viel Zeit und damit viel Geld verschwendet? Tatsächlich handelt es sich um eine Summe von rund 23 Milliarden Euro, die jährlich allein in Deutschland verloren geht, weil Mitarbeiter, statt mit produktiver Arbeit beschäftigt, auf der Suche nach den richtigen Unterlagen sind. Diese gewaltige Summe ergibt sich aus einer Studie des Frauenhofer Institutes, in der eine repräsentative Gruppe von Büromitarbeiter unterschiedlicher Firmen befragt wurde, wie viel Zeit sie täglich damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen. Hierbei räumten 80 % der Befragten ein, das sie pro Arbeitstag zwischen 15 und 120 Minuten damit verbringen, Dokumente aus Papier, aber auch Files auf dem Rechner zu suchen. Ein unnötiger Produktivitätsverlust, der durch ein konsequentes und durchdachtes Dokumentenmanagement in einen Produktivitätsgewinn gewandelt werden kann.
Die Grundlage hierfür ist eine Dokumentenverwaltungs-Software. Eine gute Investition, die sich in kürzester Zeit rechnet. Nicht nur in Bezug auf jeden einzelnen Mitarbeiter und dessen persönliches Zeitmanagement, sondern gleichermaßen auf die Performance von Projekten oder anderen betrieblichen Abläufen. Denn genauso wie sich Verzögerungen wie Wellen im Unternehmen ausbreiten und an anderen Stellen ebenso Zeitverluste erzeugen, genauso sorgen schnell und umfassend erledigte Aufgaben für eine Beschleunigung.
Mit PaperOffice 2019 bekommt das Büro neuen Schwung
Es gibt Verwaltungssoftware wie Sand am Meer. Doch sehr oft sind es Einzellösungen, die sich nur mit einem bestimmten Teil der vielfältigen Aufgaben beschäftigen. Meist bestehen nicht einmal vernünftige Schnittstellen, damit zum Beispiel der Datentransfer reibungslos funktioniert.
PaperOffice 2019 zeigt hier neue Wege auf. Das beginnt schon mit der Digitalisierung von Hardcopy-Files. Sicher ist eine Scannersoftware wichtig, mit PaperOffice 2019 lassen sich aber genauso Bilder vom Handy oder vom Tablet übertragen. Im Anschluss macht die leistungsstarke OCR-Texterkennung aus Bildern wieder Texte, die sich über die vorhandene Office-Software bearbeiten lassen. Gleichzeitig wird eine Stichwortindexierung vorgenommen, um mit der internen Suchmaschine von PaperOffice 2019 jeden Vorgang blitzschnell zu finden.
Das Dokumentenmanagement von PaperOffice 2019 räumt aber auch auf Einzelplatzrechnern oder in Netzwerken auf. Je nach Version, wie etwa PaperOffice Team, sorgt die Software dafür, dass es nicht zu Unterbrüchen in der Performance kommt. Etwa dann, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter wegen Krankheit fehlt. Eine serverbasierte Plattform, mit entsprechenden Zutrittsberechtigungen, erlaubt die gesicherte Ablage von Dokumenten, die den entsprechenden Entscheidungsträgern jederzeit zur Verfügung stehen.
Dabei ist nicht zu vergessen, dass PaperOffice und NAS von Synology ebenfalls ein perfektes und leistungsstarkes Team abgibt. Ein leistungsfähiges Intranet benötigt eine leistungsfähige Software, die die sichere Speicherung, aber auch die Bereitstellung der Daten managt. PaperOffice ist eine Dokumentmanagementsoftware, die genau das im Griff hat.
Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.
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Amina is a self-taught Machine Learning expert with a strong focus on applying AI in industries such as logistics, eCommerce, health-tech, linguistics, and Document AI. Leveraging her skills in Machine Learning, Natural Language Processing, and MLOps, she helps PaperOffice create fully automated document processing solutions, improving workflows and driving efficiency.
