Suchen und Wiederfinden

Schnelleres DMS gibt es kaum

Die Leistungen unserer Computer haben sich seit ihren Anfängen gewaltig verändert. So lässt sich heute auf einem gerade einmal sechs mal sechs Millimeter großen Chip die Rechenkapazität von ENIAC unterbringen. Der Großcomputer aus dem Jahr 1942 war unglaubliche 17 m lang und wog satte 27 Tonnen. Jedes moderne Smartphone ist dem Giganten der digitalen Urzeit um das hundertfache überlegen und dazu noch wesentlich handlicher.

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Mit der Verbesserung der Leistung und der gleichzeitigen Miniaturisierung ging ebenso die Software-Entwicklung Hand in Hand. Ein entscheidender Faktor sind hierbei die angewendeten Algorithmen. Keine Software kommt ohne sie aus. Eine besonders wichtige Aufgabe besitzt der Suchalgorithmus innerhalb einer Software. Genau darum hat das Unternehmen Paperoffice in sein Dokumentenmanagementsystem eine Suchfunktion eingebaut, die fast schon in Echtzeit Ergebnisse liefert.

Live-Stichwortsuche bei PaperOffice

Sie ist die in PaperOffice integrierte Suchmaschine, die Live-Stichwortsuche. Mit ihr lassen sich alle in PaperOffice gespeicherten Dateien, Dokumente und weitere Unterlagen blitzschnell finden. Während in herkömmlichen Suchfunktionen, etwa von Betriebssystemen, ein Algorithmus arbeitet, der üblicherweise in einer bestimmten Reihenfolge die Speicher des Rechners nach dem eingegebenen Suchwort abfragt, arbeitet die PaperOffice-Software mit einem Hochleistungsalgorithmus. Dieser ist so angelegt, das alle zur Verfügung stehenden Quellmedien gleichzeitig nach dem Suchwort abgefragt werden.

Damit dies funktioniert, verfügt die PaperOffice Datenbank über eine intelligente Text-Indexierung.

Schon bei der Aufnahme von Dokumenten werden deren Inhalte mittels Rohtextzerlegung indexiert. Vereinfacht ausgedrückt werden die Inhalte Wort für Wort in ein besonderes Register geschrieben, wobei der Algorithmus wiederum einzelne Wörter in einer Wortkombination erkennt und gleichermaßen aufnimmt. So etwa das Wort „Abrechnung“, das sich aus der Silbe Ab und dem Wort Rechnung zusammensetzt. Im Register finden sich sowohl die Silbe wie auch das Wort als Rohtext wieder.

Wenn nun eine Suchanfrage in die PaperOffice-Suchmaschine eingegeben wird, sieht diese anhand der Anfangsbuchstaben zuerst im Register nach. Wird zum Beispiel nach „Rechnung“ gesucht, erfolgt die sofortige Anzeige aller Dokumente mit diesem Wort. Der Suchalgorithmus muss einfach nur den entsprechenden Teil des Registers auf dem Display darstellen. Natürlich können dies je nach der Menge an Daten auch zu viele Suchergebnisse sein, weshalb die PaperOffice Suchfunktion durchaus ins Detail gehen kann.

Die Suche verfeinern

Mit der erweiterten Suche ist es möglich, die Ergebnisse einzugrenzen, etwa nach Datum oder Benutzer wie auch durch weitere Schlüsselwörter. Dabei listet die Suchfunktion von PaperOffice sowohl Ordner- oder Dokumentennamen als auch die gesuchten Wörter innerhalb von Volltexten. Damit diese im Text leicht zu finden sind, werden sie gelb hinterlegt.

Sehr praktisch ist die Möglichkeit der Suche mittels der zuletzt hinzugefügten Dokumente, Emails oder Ordner. Dazu muss nicht einmal ein Suchbegriff eingegeben werden. So kann das Dokument, an dem am Vortag gearbeitet wurde, sofort aufgerufen werden, um mit der Arbeit daran fortzufahren.

Mit PaperOffice wird das Schlagwort des papierlosen Büros zur Realität. Vorbei sind die Zeiten der sich in Schreibtisch-Ablagen stapelnden Zettel und Papiere, denn PaperOffice macht es seinen Anwendern leicht, jede Art von Hardcopy in ein digitales Format umzuwandeln und gleichzeitig dem Chaos auf der Festplatte ein Ende zu bereiten. PaperOffice ist das Dokumentmanagement von heute und morgen.

Mit PaperOffice 2019 geht es immer weiter, ohne kostenspielige Zeitverzögerung.

Veröffentlichte Pressemitteilung finden Sie unter:

https://www.portalderwirtschaft.de/pressemitteilung/325028/in-paperoffice-integrierte-suche-ein-schnelleres-dokumentmanagement-gibt-es-kaum.html

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