Wer Ordnung liebt, ist nur zu faul zum Suchen. Die alte Weisheit, die vermutlich von einer Person stammt, die mit Ordnungsliebe nicht viel am Hut hat, trifft durchaus auch auf so manche betriebliche Ablage zu, wobei der oder die jeweils zuständigen Mitarbeiter vielleicht noch einwerfen, das ein Genie schließlich das Chaos beherrscht.
Tatsächlich kosten ungeordnete oder auch nur unlogisch angelegte Ablagen, ob nun analog oder digital, jedes Unternehmen viel Geld. Dabei zeigen sich gerade in der Dokumentenablage erstaunliche Parallelen zwischen dem realen Aktenschrank und dem Datenspeicher im Rechner. Jeder besitzt sein ganz persönliches „System“ und jeder verwaltet für sich selbst seinen „Datenschatz“ und wehrt sich mit Zähnen und Klauen, etwas davon anderen Mitarbeitern preiszugeben. Welche Verlustzahlen hierbei zusammen kommen, lassen sich nur erahnen. Angenommen, in nur 1 % der 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland gehen pro Tag 30 Minuten an Arbeitszeit durch unnötiges Suchen von Dokumenten drauf, wobei dies eine sehr tief angelegte Schätzung ist, und es werden nur 10 Euro dafür veranschlagt, so sind dies schon 350.000 Euro. Verlorenes Geld, weil die Ablage nicht funktioniert.
Mit PIA von PaperOffice dem Chaos ein Ende setzen
Das PaperOffice Dokumentenmanagementsystem (DMS) macht Schluss mit dem Durcheinander in den Ablagen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs). Der erste Schritt hierzu ist die Digitalisierung aller analogen Dokumente über verschiedene Schnittstellen. Das einlesen muss bei PaperOffice nicht zwangsweise über einen Scanner erfolgen, allerdings ergeben Auflösungen von mindestens 300 dpi die bestmögliche Performance.
Schon im zweiten Schritt kommt PIA in den Einsatz, wobei PIA für PaperOffice Intelligente Ablage steht. Die KI, die sich aus mehreren Algorithmen zusammensetzt, wertet jedes Dokument nach bestimmten Kriterien aus. Einmal die bildlichen Inhalte, zum Beispiel das Firmenlogo oder die Fußzeile. Dann nach bestimmten Schlagwörtern wie der E-Mail-Adresse oder Steueridentifikationsnummer und zuletzt, sofern vorhanden, nach maschinenlesbaren Codes, etwa einem Bar- oder QR-Code.
Alle eingelesenen und ausgewerteten Dokumente werden bei übereinstimmenden Merkmalen in einem digitalen Ordner zusammengefasst. Doch PIA gibt sich damit nicht zufrieden, denn die inhaltliche Struktur eines Dokuments ist ein weiterer Aspekt bei der geordneten Ablage. Rechnungen, Frachtscheine oder Angebote sind solche differente Schreiben, die einer jeweils eigenen Zuordnung bedürfen. Auch wenn PaperOffice über eine hervorragende Live-Stichwortsuche verfügt, die es ermöglicht, auch in sehr großen Datenvolumen blitzschnell eine Unterlage zu finden, so ist die Zuordnung im Datenspeicher in über- und untergeordnete Ablagen für verschiedene Vorgänge wichtig, in denen zum Beispiel auf einmal ganze Datensätze eines Buchhaltungsbereichs benötigt werden.
PIA speichert und schreibt
Das PIA, die KI in PaperOffice, selber schreibt, ist nicht ganz richtig. Doch mit PIA können vorausgefüllte Dokumentenvorlagen automatisiert erstellt werden. Zusätzliche Textcontainer erlauben es, ein Schreiben mit Inhalten auszufüllen, bei hohem Aufkommen im Schriftverkehr ein unerlässliches Tool.
PIAs Künste lassen sich in fünf Aussagen zusammenfassen, die alle mit „automatisch“ beginnen und damit klarmachen, das hier in jeder Hinsicht Zeit und Kosten gespart werden:
- automatisch erkennen
- automatisch indexieren
- automatisch auslesen
- automatisch richtig ablegen
- automatisch Dokumente erstellen
Die eingangs erwähnte Chaostheorie, die beherrschbar erscheint, wird mit PaperOffice DMS und PIA ad absurdum geführt. Vielmehr gilt hier:
Ordnung ist mehr als nur das halbe Leben, PaperOffice ist Ordnung in der Ablage.
https://nohardcopy.wordpress.com/2019/07/03/pia-in-paperoffice-dms-die-ki-ist-ok/
